Ein Kostenvoranschlag ist für Viele ein wichtiges Werkzeug z.B. um Kunden über die Entstehung und Aufteilung der Kosten zu informieren, oder einfach nur um eine Orientierungshilfe zu verschaffen.
Allerdings wissen die Meisten nicht, wie man einen Kostenvoranschlag aufbaut, daher habe ich hier einmal eine Hilfe zusammengestellt.
Hier geht es direkt zur Vorlage!
Warum ist ein Kostenvoranschlag wichtig?
Ein Kostenvoranschlag ist ein wesentliches Instrument in der Geschäftswelt, das sowohl für den Dienstleister als auch für den Kunden von großer Bedeutung ist. Hier sind einige Gründe, warum ein Kostenvoranschlag unerlässlich ist:
Transparenz für den Kunden
Mit Hilfe eines Kostenvoranschlags kann der Kunde sich ein gutes Bild machen, welche Kosten auf ihn zukommen und welche Produkte oder Dienstleistungen dabei angeboten oder benötigt werden. Die Transparenz stärkt das Vertrauen des Kunden und kann ein wichtiger Entscheidungsfaktor für den Kunden sein.
Planungssicherheit für beide Parteien
Der Kunde, sowie der Dienstleister können sich beide auf die Kosten, das Einkommen, die Arbeit und den Zeitaufwand vorbereiten. Das führt meistens zu einer sauberen Durchführung des Auftrags, welche immer von beiden Parteien gewünscht ist.
Was sollte in einem Kostenvoranschlag enthalten sein?
Ein gut strukturierter Kostenvoranschlag hilft dem Kunden dabei ein klares Verständnis für die Kosten und Leistungen zu bilden. Da wir oft schlecht strukturierte Kostenvoranschläge sehen, sind hier die wichtigsten Elemente, die in einem Kostenvoranschlag enthalten sein sollten:
Übersicht der zu erbringenden Leistungen
Um klare Übersicht über die Leistungen zu erstellen, helfen Tabellen. Dort könnte es für jede Leistung (1x Leistung pro Zeile) mehrere Spalten geben, wie z.B.:
- Geschätzter Preis
- Geschätzte Ausführungsdauer
- Genaue Beschreibung der Leistung
Diese Spalten sind natürlich abhängig von der Branche und dem Einsatz des Kostenvoranschlags.
Preisangaben und Kostenaufschlüsselung
Wie bereits im Punkt davor erwähnt, hilf eine Tabelle sehr dabei die Kosten für den Kunden verständlich darzustellen. Jedoch ist eine Beschreibung, wie genau sich die Kosten zusammensetzen ebenfalls wichtig. Z.B. kommen zusätzliche Kosten wie Fahrtkosten dazu, die nicht direkt zu den Leistungen dazugehören. Diese sollte man ebenfalls transparent darstellen oder ggf. zu den Leistungen hinzufügen.
Zahlungsbedingungen
Es sollte auch spezifiziert werden (unabhängig ob dies bereits ausgehandelt wurde oder nicht), wann die Zahlung fällig ist, ob ggf. eine Anzahlung erforderlich ist, die möglichen Zahlungsmethoden und möglicherweise Finanzierungsbedingungen. Eine transparente Kostendarstellung ist sehr wichtig, wie oben schon erwähnt, um das Vertrauen des Kunden über lange Zeit zu behalten.
Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags
Dieser Punkt wird oft übersehen, daher wollte ich ihn hier noch einbauen. Wenn Sie z.B. mit Materialien arbeiten, wo der Wert oft schwankt, kann es sehr hilfreich sein eine Gültigkeitsdauer im Kostenvoranschlag festzulegen, um spätere Verhandlungen oder Verluste zu vermeiden.
Tipps für die Erstellung eines Kostenvoranschlags
Oft werden Dinge, die in einen Kostenvoranschlag gehören vergessen, wie z.B. die Gültigkeitsdauer oder ganz einfach falsch dargestellt. Daher sind hier einige Tipps, die Ihnen helfen können, einen präzisen und professionellen Kostenvoranschlag zu erstellen:
Genauigkeit und Vollständigkeit
Das Offensichtlichste zu erst: Prüfen Sie selbst und lassen Sie den Kostenvoranschlag von einer anderen Person komplett prüfen. Dies könnte eventuelle Fehleinschätzungen der Kosten, Arbeitsaufwand oder Ähnlichem aufdecken.
Verständlichkeit für den Kunden
Versetzen Sie sich in die Sicht des Kunden oder fragen Sie die Person, die den Kostenvoranschlag überprüft, ob dieser klar gestellt und verständlich ausgedrückt ist. Dies kann spätere unnötige Gespräche vermeiden.
Professionelles Auftreten
Eine korrekte Anschrift des Kunden und Ihren Unternehmens sind wichtig. Dazu empfehle ich noch ein Logo Ihres Unternehmens hinzuzufügen. Dies gehört eigentlich zum ersten Punkt, aber Sie sollten vor dem Abschicken noch mal nach Grammatik und Rechtschreibfehler suchen, da ein schlecht geschriebenes Dokument keinen guten Eindruck auf den Kunden erweckt.
Optionen anbieten
Bieten Sie dem Kunden verschiedene Optionen an, aus denen er wählen kann. Zum Beispiel können Sie verschiedene Qualitätsstufen von Materialien anbieten oder verschiedene Stufen von Serviceleistungen. Dies gibt dem Kunden die Flexibilität, die Option zu wählen, die am besten zu seinen Bedürfnissen und seinem Budget passt.
Kommunikation
Dies gehört nicht direkt zu einem Kostenvoranschlag, allerdings sollten Sie immer offen für einen Anruf oder weitere Nachfragen sein. Eine regelmäßige Kommunikation mit dem Kunden hilft dabei Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen des Kunden zu gewinnen.
Kostenloses Kostenvoranschlag Muster
Um Ihnen viel Arbeit zu ersparen haben wir eine Vorlage gestaltet. Dort können Sie die Kontaktdaten und Produkte/Dienstleistung/-en anpassen und sind direkt bereit den Kostenvoranschlag abzuschicken.
Vorschau
So sieht das Muster, welches darunter zum Download verfügbar ist aus.
Herunterladen
Die Vorlage können Sie hier unter dem gewünschten Format herunterladen:
Anleitung zum Bearbeiten
- Ersetzen Sie oben das Logo mit Ihrem Firmenlogo
- Bearbeiten Sie die Kundenadresse, sowie die Adresse Ihres Unternehmens, direkt unter dem Logo
- Fügen Sie einen Kostenvoranschlags-Nr, Kunden-Nr und das Datum hinzu
- Verändern Sie den Name in der Anrede. Erweitern/Verkürzen Sie ggf. den Text des Anschreibens direkt darunter
- Fügen Sie die Produkte/Dienstleistung/-en und die dazugehören Daten hinzu
- Verändern Sie direkt unter der Tabelle die Kosten, sowie die Gültigkeitsdauer des Angebots
- Bearbeiten Sie den Name in der Verabschiedung
- Ersetzen Sie die Beispieldaten aus der Fußzeile mit denen von Ihrem Unternehmen
Nun haben Sie einen vollständigen Kostenvoranschlag! Dieser sollte jetzt am besten von einer weiteren Person überprüft werden.